Privacy notice
Veranstaltungsmanagementdienst Indico
Diese ergänzende Erklärung umfasst Informationen darüber, wie und in welchem Umfang sowie zu welchem Zweck personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung des Dienstes Indico (https://events.academiccloud.de) an der Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover (TiHo) verarbeitet werden.
Name und Anschrift der Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover
Bünteweg 2
30559 Hannover
Tel.: +49 511 953-60
Fax: +49 511 953-8050
info@tiho-hannover.de
www.tiho-hannover.de
Die Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover ist eine Stiftung öffentlichen Rechts und wird vertreten durch den Präsidenten Professor Dr. Nikolaus Osterrieder.
Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist:
Wolfgang Rottwinkel
Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover
Bünteweg 2
30559 Hannover
Deutschland
Tel.: +49 511 953-8015
datenschutz@tiho-hannover.de
Website: https://www.tiho-hannover.de
Weitere Ansprechpersonen
Die technische Bereitstellung des Veranstaltungsmanagementdienstes Indico erfolgt durch die Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG), Burckhardtweg 4, 37077 Göttingen. Ansprechpartner an der TiHo ist das Informations- und Datenverarbeitungsservice (IDS) der TiHo. Technische Anfragen können an it-service@tiho-hannover.de gerichtet werden.
Die GWDG arbeitet als Auftragsverarbeiter für die TiHo. Ein Vertrag gem. Art. 28 DSGVO, der den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind, ist zwischen der GWDG und der TiHo geschlossen. Damit bleibt die TiHo verantwortlich für die Verarbeitung der abgefragten und übermittelten personenbezogenen Daten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung. Außerdem nutzen wir Ihre Daten für das vollständige Veranstaltungsmanagement (Teilnahmebestätigungen, Ticket- und Namensschildererstellung, die Erstellung von Rechnungen, usw.). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Anmeldung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Sollte über die oben genannten Zwecke hinaus eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vorgenommen werden, holen wir zuvor Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ein, die Sie jederzeit gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Im Falle eines Widerrufs wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht beeinträchtigt.
Indico
Indico ist eine Open-Source-Software für das Management von Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops, die von einem Entwicklerteam beim CERN entwickelt wird. Sie bietet Funktionen wie die Einreichung von Beiträgen, die Verwaltung von Anmeldungen oder die Programmplanung. Diese Software wird in der IT-Infrastruktur der GWDG betrieben und im Rahmen das Projektes AcademicCloud den niedersächsischen Hochschulen zur Nutzung angeboten. Die OpenSource Software stellt dabei eine Anmeldemaske bereit, über die die Nutzerverwaltung realisiert wird. Die vom Nutzenden eingegebenen Inhaltsdaten werden an den externen Anbieter übermittelt. Mit dem Anbieter hat die TiHo Verträge zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO geschlossen (s.o.). Mitarbeitende der TiHo können in der Rolle des Veranstaltungsorganisators ebenfalls, die vom Nutzenden eingegebenen Inhaltsdaten einsehen.
Zweck der Datenverarbeitung
Indico steht Angehörigen der TiHo als Veranstaltungsmanagement-Tool z.B. für Konferenzen nach einer Anmeldung in der Webinstanz zur Verfügung. Personenbezogene Daten werden hierbei zum Zwecke der administrativen Nutzerverwaltung verwendet.
Darüber hinaus werden durch die Nutzenden (z.B. Konferenzteilnehmende) eingegebene Inhaltsdaten verarbeitet, dies kann die Anmeldung zur Teilnahme an einem Termin oder hochgeladene Beiträge sein.Art und Umfang der verarbeiteten Daten
Die Website (https://events.academiccloud.de) ist ein interner, zugriffsbeschränkter Bereich, zudem TiHo-Angehörige (Mitarbeitende) nach einem Anmeldevorgang Zugang erhalten, um Veranstaltungen zu planen bzw. um sich als Teilnehmende zu registrieren.
Die folgenden Daten werden von Ihrer Heimatorganisation (Identitätsanbieter) abgerufen:
benötigt:
eduPersonPrincipalName
mail
sn
givenName
optional:
eduPersonTargetedID
eduPersonUniqueId
eduPersonScopedAffiliation
Teilnehmende an Veranstaltungen geben ihre Daten eigenständig in ein Anmeldeformular ein. Diese können je nach Veranstaltung variieren und neben Namen, Kontaktdaten auch Wünsche zu Inhalten, Essen usw. beinhalten.
Sollten Tagungsbeiträge anfallen, erfolgt die Datenverarbeitung gegebenenfalls durch einen externen Bezahldienstleister. In einem solchen Falle erhalten Sie gesonderte Datenschutzhinweise.
Bei der Nutzung des Dienstes werden Verbindungsdaten generiert. Die vorübergehende Speicherung von Logfile-Daten durch das System ist für den Anmeldevorgang notwendig, um eine Auslieferung angeforderter Dokumente an den Rechner der Nutzenden zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzenden für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Innerhalb der Plattform Indico kann eine Interaktion zwischen unterschiedlichen Nutzenden stattfinden. So können u.a. E-Mails an Teilnehmende verschickt und Materialien zu den Beiträgen ausgetauscht werden, die von den Vortragenden eingebracht wurden.
Dauer der Datenspeicherung
Die Nutzung von Indico ist für TiHo-Angehörige zeitlich unbefristet möglich. Die IDS (Dezernat 5) informiert im Falle einer Diensteinstellung die TiHo-Angehörigen 3 Monate vor Ablauf.
Nutzende haben jederzeit die Möglichkeit, ihre eigenen Daten und hochgeladenen Dateien eigenständig zu löschen. Nach Ablauf der Veranstaltung werden die Daten nach Ablauf von 3 Monaten in Indico gelöscht. Wird ein Bezahlvorgang im Rahmen einer kostenpflichtigen Veranstaltung durchgeführt, sind die jeweiligen finanzrechtlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Der Nutzeraccount kann auf Antrag über it-service@tiho-hannover.de gelöscht werden.
Datenempfängerinnen und Datenempfänger
Datenempfängerinnen und -empfänger werden als Veranstaltungsorganisatorinnen und -organisatoren kenntlich gemacht.
Die Verbindung zu Indico erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung (https). Über SSL verschlüsselte Daten sind nicht von Dritten lesbar.
Übermittlung in Drittstaaten
Es erfolgt keine Übermittlung von Daten an Drittstaaten.
Rechte betroffener Personen
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Weiterleitung Ihrer Daten an Dritte, Widerruf und Widerspruch im Sinne der DSGVO. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, wenden Sie sich gern an den Veranstaltungsanbieter oder den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover, Wolfgang Rottwinkel, Bünteweg 2, 30559 Hannover, Tel.: +49 511 953-8015, Fax: +49 511 953-82-8015, E-Mail: datenschutz@tiho-hannover.de.
