# ReadMe Dateimanagement

*Hinweis: Dieses Dokument wurde im Rahmen des Projektes* [FDM@HAW.rlp](https://www.fdmhawrlp.de/) *gemeinsam mit der* Reflexionsdatei *als Begleitmaterial zum Online-Seminar „*[*FAIRes Dateimanagement*](https://doi.org/10.5281/zenodo.14361650)*" erstellt. https://doi.org/10.5281/zenodo.15736674 
Es dient zur Orientierung. Das Dokument kann und soll auf die Gegebenheiten des eigenen Projektes angepasst werden. Dies können Ergänzungen, Erweiterung oder auch Reduktion sein. Nicht Zutreffendes kann gestrichen werden. Zudem ist dies ein lebendiges Dokument, das von der Anpassung bzw. Aktualisierung lebt.​*

# Allgemeine Informationen

Projektname:
Laufzeit:
Projektverantwortliche:
Projektmitarbeitende:
letzte Aktualisierung: Datum (Autor:in)

# Ordner- und Verzeichnisstruktur

Ordnerstruktur\_XYZ   `\\\[<Pfad zur Vorlage>]`

*Beispiele:​*

            Ordnerstruktur für experimentelle Daten: `\\\[<Pfad zur Vorlage>]`

            Ordnerstruktur für Software-Projekte: `\\\[<Pfad zur Vorlage>]`

            Ordnerstruktur (personalisiert): `\\\[<Pfad zur Vorlage>]`
           
            Ordnerstruktur für studentische Projekte: `\\\[<Pfad zur Vorlage>]`

# Dateibenennung

Dateityp:
Dateibenennungsschema:
Anwendungsbeispiel:

Bestandteile:

|WAS|WIE|ERLÄUTERUNG|
|-|-|-|
|*Datum*|*yymmdd*|*Datum der Erstellung*|
|*…​*|||

# Versionierung

|DATEITYP|VERSIONIERUNG MITTELS|
|-|-|
|Software-Skripte|GitLab|
|Word-Dokumente|Versionsnummer|

Kriterien zur Vergabe von Versionsnummern:
            Beispiel:
                        *\[V01-01]​*

&#x20;                       erste Zahl: wesentliche Änderungen wie etwa ...                       
                        zweite Zahl: kleinere Änderungen wie etwa ...

Umgang mit alten Versionen:

# Strategie zur Datensicherung

Speicherorte \& vorhandene Infrastruktur:

Ansprechpartner:innen:

Umsetzung der 3-2-1-Regel:

# Zugriff auf Laufwerke/Ordner

Benutzergruppen:

            *Beispiel: Administratoren, Projektleitung, WiMis, HiWis, Studierende, Externe, ...​*           

​

|LAUFWERK/ORDNER|BENUTZERGRUPPE|BERECHTIGUNG|DAUER|
|-|-|-|-|
|Antrag|Projektleitung, WiMis|Vollzugriff|Unbefristet|
|Antrag|Studierende|Kein Zugriff|-|
|...||||

# Verschlüsselung

Kriterien für Verschlüsselung:

            *Beispiel: Datei mit personenbezogenen Daten (z.B. Matrikelnummer)​*

Verschlüsselungsanweisung \& Kennzeichnung, dass Datei passwortgeschützt:

Workflow Verschlüsselung:

# Dateiformate

|DATEITYP|DATEIFORMAT|BESCHREIBUNG|
|-|-|-|
|Bilddatei|tif|Zellmikroskopie|

# Software

|NAME|ANWENDUNG|VERSION|LIZENZ|
|-|-|-|-|
|Microsoft Office|Protokolle, Berichte, Präsentationen,...|365|akademische Lizenz|

# Dokumentation von Arbeitsabläufen

Übersicht bestehender Dokumentationen + `\\\[<Pfad>]`]:

Kriterien, wann, wie, von wem und wo etwas zu dokumentieren ist:

# Metadaten bei Datensätzen und einzelnen Dateien

Liste mit Daten(satz)typen und jeweils passendem Metadatenstandards oder eigenem Schema

|Daten-/Datensatztyp|Metadatenstandard / Name des eigenen Schemas `\\\[<Pfad>]`|
|-|-|
|...||

# Vorlagen

Liste mit Vorlagen + `\\\[<Pfad>]`

* Präsentationsvorlage,
* Laborprotokollvorlage,
* Dokumentationsstandards,           
* organisatorische Dinge/Absprachen,
* ...

# ReadMe-Dateien

Liste mit Ordnern, die ReadMe-Dateien enthalten sollten:

Mindest-Inhalte einer ReadMe-Datei:

Liste mit Vorlagen + `\\\[<Pfad>]`

# Qualitätssicherung

Aufgaben im Dateimanagement:

            Beispiele:

Erstellung Ordnerstruktur, Namenskonvention \& Datensicherungsstrategie: *PERSON*

Einhaltung Ordnerstruktur, Namenskonvention \& Datensicherungsstrategie: *PERSON*

Einarbeitung neue Mitarbeitende/Studierende: *PERSON*

Prüfung, ob Dateimanagement umgesetzt wird: *PERSON*

Pflege \& Überarbeitung: *PERSON*

Regelmäßiger Termin zum digitalen Aufräumen: